POLITICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES  

ENMEDIO COMUNICACION DIGITAL S.A.S. (en adelante ENMEDIO) dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley estatutaria 1581 de 2012, a su decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en la Constitución Política, adopta las siguientes las siguientes políticas de tratamiento y protección de datos personales recolectados con anterioridad a la entrada en vigencia de las mismas y los que obtengan con posterioridad, que se encuentren sus bases de datos personales en desarrollo del objeto social de ENMEDIO 

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para ENMEDIO en calidad de responsable, así como todos los terceros que obran en nombre de la Compañía, o que sin actuar en nombre de ENMEDIO tratan datos personales por disposición de ésta como encargados.

Tanto el responsable como encargados, deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

Cualquier incumplimiento de las obligaciones y, en general, de las políticas contenidas en este documento debe ser reportado a: info@enmedio.com.co

 

1. Información de la empresa Responsable del Tratamiento de información personal.

La empresa responsable del tratamiento del dato personal:

• Razón social:                               ENMEDIO COMUNICACION DIGITAL S.A.S.                                        
• Domicilio:                                             Medellín, Antioquia, Republica de Colombia.                                               
• Nit.                                             900071637-1                                                                                             
• Dirección de correspondencia:               Calle 8Nro. 34 – 33 Local 201                                                                        
• Email:                                         info@enmedio.com.co
• Teléfono:                                     (4) 331-15-85

2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del tratamiento de datos personales

Los datos personales en principio están destinados a la relación comercial o contractual  para el cual se suministró la información.

La Información proporcionada también podrá ser usada por ENMEDIO de acuerdo con lo establecido en estas prácticas y con el fin de:

a) Incluirla en una base de datos;

b) Someterla a tratamiento;

c) Mantener contacto directo con estos para suminístrales información que puede llegar a ser de su interés (comercial, publicitaria o promocional, concursos, eventos, programas de fidelización) por cualquiera de los medios informados en el proceso de registro y/o actualización de datos;

d) Para invitaciones a eventos públicos y/o privados;

e) Contactarlo para ofrecer productos y/o servicios;

f) Para la evaluación de sus hábitos de consumo, hacer análisis y/o segmentación de mercado y/o estadísticos;

g) Para solicitar su opinión sobre productos y/o servicios incluyendo de información;

h)  Intercambiar con terceros sus datos personales;

i) Hacer entrega de la información personal a terceros proveedores con los que se tenga contratado servicios de hospedaje o manejo de información (servidores ubicados dentro o fuera del País - Colombia);

j) Brindar una experiencia personal dentro de sus portales web o aplicaciones ya sea a través de contenidos informativos o publicitarios personalizados o no;

k) Conocer o comprender la eficacia de los anuncios que lee;

l)En caso de una venta de la mayoría de los activos de la empresa, la información de los clientes y/o usuarios puede ser transferida al comprador.

 

Puede haber circunstancias en las que es posible que tengamos que revelar información personal. Estas razones son: El empleo de otras empresas para realizar funciones en nuestro nombre, tales como el cumplimiento de pedidos, proporcionar servicio al cliente, envío de correo electrónico y correspondencia, procesamiento de pagos con tarjeta de crédito, procesamiento de conversiones de moneda, contratación de servidores ubicados dentro o fuera del País (Colombia), u otras funciones necesarias para nuestro negocio.

 

3. Derechos de los titulares.

De conformidad con ley, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a la sociedad ENMEDIO:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ENMEDIO, en su condición de responsable del tratamiento;      

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a ENMEDIO, en su condición de Responsable del Tratamiento;                                              
c) Ser informado por ENMEDIO previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;                                                
a) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento;                                                               
b) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;                      
c) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

4. Ejercicio y Procedimiento para ejercer los derechos al Habeas Data.

ENMEDIO cuenta con una infraestructura administrativa destinada, entre otras funciones, a asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.

Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de información (Datos personales), podrá comunicarse a los datos de contacto señalados en el numeral 1 de esta política.

Para el ejercicio de los derechos, quienes podrán actuar de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013 son las siguientes personas: los titulares, los causahabientes, su representante o apoderado o las personas que actúen a favor de otro o para otro.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél,  se tendrá por no presentada.

 

5. Ejercicio de los derechos.

5.1 Derecho de acceso.

ENMEDIO garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:

a) La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales;

b) La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable;

c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de ENMEDIO de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

ENMEDIO garantiza el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el  detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. 

 

5.2 Consultas.
 
ENMEDIO garantiza el derecho de consulta, suministrando a  las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales ENMEDIO garantiza, que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

5.3 Reclamos.

ENMEDIO garantiza el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en  la Ley.  El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si por alguna circunstancia ENMEDIO recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene ENMEDIO una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

5.4 Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través del correo físico o electrónico señalados en el numeral 1 de estas políticas, y contener como mínimo,  la siguiente información:

a) El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia;

b) Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante;

c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos;

d) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

 

ENMEDIO tendrá plena libertad de modificar o habilitar otros mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a ENMEDIO la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley;                                                         

b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados;
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la  eliminación  total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por EN MEDIO.

Es importante  tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

a) La solicitud de supresión de la información no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos;                                      

b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas;

c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, ENMEDIO debe realizar operativamente la supresión.

 

5.5 Revocatoria De La Autorización.

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

Se tendrán dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que ENMEDIO. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede darse sobre algunos tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para estudios de mercado.

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria del consentimiento a ENMEDIO, indique en ésta si la revocación que pretende realizar  es total o parcial. En la revocatoria parcial deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.

Habrá casos en que el  consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

 

6. Deberes de ENMEDIO cuando obra como Responsable del tratamiento de datos personales.

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que es responsabilidad de ENMEDIO cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

 

6.1. Deberes de ENMEDIO respecto del titular del dato.

a) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;                                                              

b) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;                                       
c) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales;                                
d) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales;                     
e) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.                                        

 

6.2. Deberes de ENMEDIO respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales.

a) Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la legislación Colombiana; 

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c) Actualizar la información cuando sea necesario;  

d) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.                                         

 

6.3. Deberes de ENMEDIO cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado.

a) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales que está autorizado a suministrar a terceros;

b) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

c) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
d) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes;
e) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.;                                                     
f) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

 

6.4. Deberes de ENMEDIO respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.

a) Informarle la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.                                 b) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

6.5. Deberes de ENMEDIO cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales.

Si ENMEDIO realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

a) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar a ENMEDIO los datos personales que tratará como Encargado;

b) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

c) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;                     
d) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos; 

e) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;                                               
f) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política;

g) Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se establece en la presente política;

h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.                                                                                 
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;                
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto;

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;                                                                                      
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

7. Transferencia internacional de datos personales

Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.

Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien ENMEDIO tenga vínculo contractual, comercial y/o jurídico.

 

8. Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo de información.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:

Página Web ENMEDIO y para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de una publicación en el diario El Colombiano.

Los cambios se informarán como mínimo, diez días (10) antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.

 

9. Publicidad y Vigencia de las políticas de tratamiento de información personal.

La presente política estará disponible en la Página Web de ENMEDIO y podrá ser comunicada a través de los avisos de privacidad que establezca.

Por regla general, la vigencia de la política sobre el tratamiento de los datos personales de los clientes, proveedores  y empleados y demás sujetos de las bases de datos, se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación contractual y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.

ENMEDIO puede cambiar unilateralmente su política de privacidad y de uso de datos personales. No limitaremos sus derechos derivados de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales sin su expreso consentimiento.